WARUNKI UCZESTNICTWA

w

XV MIĘDZYNARODOWEJ KONFERENCJI NAUKOWO-SZKOLENIOWEJ

„ŻYCIODAJNA ŚMIERĆ – PAMIĘCI ELIZABETH KÜBLER-ROSS”

Białystok, 3-5  października 2021

   § 1

Postanowienia ogólne

1. Przepisy niniejszego regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników XV Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Szkoleniowej „Życiodajna śmierć – pamięci Elizabeth Kübler-Ross”.
2. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej aktualnych informacji.
3. W przypadku zaostrzenia reżimu sanitarnego związanego z trwającą pandemią COVID-19 organizator zastrzega sobie prawo rezygnacji z organizacji konferencji lub zmiany jej formy na online i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej aktualnych informacji.
4. Organizator zapewnia Uczestnikom i Partnerom poczęstunki w trakcie Konferencji w postaci przerw kawowych, lunchu oraz imprez integracyjnych.
5. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

• Organizator: Zakład Zintegrowanej Opieki Medycznej UMB

• Uczestnik: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji na Konferencję poprzez formularz dostępny na stronie internetowej Konferencji
• Sponsor: podmiot trzeci, osoba fizyczna lub prawna, która opłaciła usługi reklamowe zgodnie z cennikiem Pakietów Partnerskich.
• Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora Konferencji w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez formularz
• Zamawiający: osoba fizyczna lub prawna, która zdecydowała się delegować Uczestnika lub uczestników do udziału w Konferencji.

6. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich uczestników.
7. Oficjalny serwis internetowy konferencji znajduje się pod adresem: http://www.umb.edu.pl/zyciodajna

§ 2

Zgłoszenie udziału - dane ogólne

1. Podstawą uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie rejestracji oraz uiszczenie stosownej opłaty.
2. Rejestracji uczestnicy dokonują poprzez wypełnienie formularza na stronie www Konferencji http://www.umb.edu.pl/zyciodajna
3. Zgłoszenia czynnego uczestnictwa należy dokonać najpóźniej do 25 sierpnia 2021
4. Zgłoszenia biernego uczestnictwa należy dokonać najpóźniej na 7 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji.
5. Uczestnik zobowiązany jest do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego.
6. Uczestnik ponosi odpowiedzialność prawną z tytułu niezgodności treści formularza rejestracyjnego ze stanem rzeczywistym.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające
   z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do dysponowania listą Uczestników
   i publikowania nazw firm wraz ze stanowiskami osób biorących udział
   w Konferencji.
9. Organizator  ma prawo nie dopuścić uczestnika do udziału w Konferencji
   w przypadku, gdy nie uiścił on opłat udziału w Konferencji, w terminie określonym przez Organizatora
10. Materiały konferencyjne mogą zostać rozszerzone o dodatkowe materiały ze strony Partnerów Konferencji.

§ 3

 Płatności

1. Rejestrujący jest zobowiązany do dokonania opłaty związanej z udziałem
   w Konferencji zgodnie z cennikiem podanym na stronie internetowej Konferencji.
2. O wysokości opłaty rejestracyjnej decydować będzie termin wpłaty na konto Konferencji, a nie data rejestracji.
3. Możliwe jest dokonanie płatności przelewem lub za pośrednictwem płatności online.
4. Płatność powinna być wykonana w terminie określonym w regulaminie.

5. PEŁNA OPŁATA REJESTRACYJNA

Wszyscy uczestnicy

550 zł do 25.08.2021,   600 zł po 25.08.2021

Doktorant  (czynny udział - prezentacja pracy) 

350 zł do 25.08.2021,   400 zł po 25.08.2021

Student (czynny udział przez cały okres konferencji - prezentacja pracy)

150 zł do 25.08.2021,   200 zł po 25.08.2021

Pełna opłata rejestracyjna upoważnia do

• prezentacji dowolnej liczby prac
• wstępu na salę obrad i na teren wystawowy Konferencji
• uzyskania materiałów zjazdowych, identyfikatora i certyfikatu udziału
• udziału w ceremonii otwarcia i zamknięcia Konferencji
• udziału we wszystkich imprezach towarzyszących
• udziału w warsztatach
• kawy, herbaty, ciastek w trakcie przerw w obradach
• obiadu w dniach Konferencji

Osoba towarzysząca

450 zł do 25.08.2021,   500 zł po 25.08.2021

Pełna opłata rejestracyjna osoby towarzyszącej upoważnia do

• wstępu na salę obrad i na teren wystawowy Konferencji

• otrzymania identyfikatora
• kawy, herbaty, ciastek w trakcie przerw w obradach
• obiadu w dniach Konferencji
• udziału w ceremonii otwarcia i zamknięcia Konferencji
• udziału we wszystkich imprezach towarzyszących

6. CZĘŚCIOWA OPŁATA REJESTRACYJNA

250 zł do 25.08.2021,    300 zł po 25.08.2021

Częściowa opłata rejestracyjna upoważnia do

• prezentacji dowolnej liczby prac

• wstępu na salę obrad i na teren wystawowy Konferencji

• uzyskania materiałów zjazdowych, identyfikatora i certyfikatu udziału
• kawy, herbaty, ciastek w trakcie przerw w obradach
• obiadu
• udziału w warsztatach
• nie obejmuje udziału w ceremonii otwarcia i zamknięcia Konferencji oraz we wszystkich imprezach towarzyszących

7. DODATKOWE OPŁATY NIEUJĘTE WE WPISOWYM ZASADNICZYM

• koszt druku jednej pracy w każdej monografii - 250 zł
• jedna osoba może drukować kilka prac (każda oddzielnie płatna);
• można drukować pracę nie będąc uczestnikiem Konferencji

8. WAŻNE TERMINY

do 30.06.2021

• ostateczny termin nadesłania pełnej wersji pracy do druku

do 25.08.2021

• niższa wartość opłat wpisowych

• ostateczny termin zgłoszenia uczestnictwa czynnego
• ostateczny termin nadesłania streszczenia prac

9. Przeliczenie cen PLN na EUR dokonywane jest wg aktualnego średniego kursu EUR ustalonego przez NBP, z dnia przesłania zgłoszenia udziału.
10. Dokonanie wszystkich płatności w wymaganych niniejszym Regulaminem terminach jest warunkiem uczestnictwa w Konferencji.
11. Uczestnicy Konferencji na zgłoszoną wcześniej prośbę otrzymają faktury za udział w konferencji.

§ 4

 Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji i uzyskania zwrotu poniesionych kosztów w wysokości

• do 25 sierpnia 2021 roku - zwrot 50% wpłaconej sumy;
• od 25 sierpnia do 20 września 2021 roku - zwrot 25% wpłaconej sumy;
• po 20 września 2021 roku - nie przysługuje zwrot kosztów.

2. Zgłoszenia rezygnacji należy dokonać pisemnie na adres e-mail Konferencji - wykreślenie z listy uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.

§ 5

 Regulamin obrad

1. Prezentacje ustne

• Język obrad: polski i angielski.
• Sesje naukowe prowadzone będą przez Przewodniczących zgodnie
  z programem szczegółowym.
• Czas przeznaczony na prezentację referatów wynosi 10 minut, referatów na zamówienie - od 30 do 60 minut.

• W przypadku potrzeby prezentacji pracy z użyciem innego sprzętu niż rzutnik multimedialny, prosimy powiadomić Komitet Organizacyjny co najmniej na tydzień przed dniem prezentacji.
• Dyskusje nad referatami odbywać się będą na końcu sesji.
• Przewodniczący Sesji może skrócić czas prezentacji pracy w przypadku opóźnienia w harmonogramie wystąpień oraz ograniczyć liczbę dyskutantów.
  • Uczestnik konferencji może wysłać Organizatorom prezentację multimedialną na adres e-mail organizatora lub dostarczyć prezentację nie później niż na 30 min. przed wystąpieniem.
• Nośniki z prezentacjami multimedialnymi powinny być oznaczone nazwiskiem pierwszego autora i tytułem pracy.

2. Sesja multimedialna

• Sesja polega na przygotowaniu prezentacji w MS PowerPoint i przesłaniu jej na adres e-mail Organizatora najpóźniej do 5 września 2021 roku.
• Wystąpienie polega na wyświetleniu przygotowanej prezentacji w odrębnej sali na specjalnie przygotowanych monitorach.
• Obecność autorów w trakcie prezentacji nie jest wymagana.
• Sesja multimedialna będzie odbywała się równolegle z innymi sesjami.
• Kontakt z autorem prezentacji będzie możliwy poprzez adres e-mail umieszczony na prezentacji.
• Prezentacje mogą być przygotowane w języku polskim lub angielskim.
• Nie ma ograniczeń w liczbie slajdów.

3. Referenci przed sesją zobowiązani są zgłosić swoją obecność członkowi Jury danej Sesji nie później niż na 30 min. przed jej rozpoczęciem.
4. Prezentacje odbywać się będą wg harmonogramu ustalonego przez Komitet Organizacyjny, który zostanie podany do wiadomości zainteresowanych minimum 10 dni przed prezentacją.
5. Prezentowane na Konferencji prace będą oceniane przez Jury.
6. Ocena Jury jest ostateczna i niepodważalna.
7. Za prezentowane prace w poszczególnych sesjach przyznawane będą I, II, III nagrody i wyróżnienia.
8. Dodatkowo

• W sesji Problemy opieki paliatywnej/hospicyjnej - Sesja im. ks. Jana Kaczkowskiego przyznawana jest dodatkowo Nagroda im. ks. Jana Kaczkowskiego
• W Sesji Multimedialnej – Sesja im. dr Doroty Kondzior przyznawana jest Nagroda im. dr Doroty Kondzior
• w Sesji Tanatoedukacja  - nagroda im.. Prof. Jacka Łuczaka

§ 6

Ochrona danych osobowych

1. Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

• Administratorem Pani/Pana Danych Osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku z siedzibą ul. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, reprezentowany przez Rektora,
• Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku, adres email: iod@umb.edu.pl,
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji
  i przeprowadzenia konferencji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a  ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
• Pana/Pani dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania,
• Posiada Pani/Pan prawo do: żądania od Administratora Danych dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody, prawo do przenoszenia danych,
• Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez Administratora Danych niezgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych z dnia 27.04.2016r.  
• Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celu przetwarzania.

2. Zgłoszenie Uczestnika do udziału w Konferencji jest równoznaczne
   z wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. Nr 133, Poz. 833,
   z późniejszymi zmianami)
3. Dane osobowe Uczestników przechowywane są przez Komitet Organizacyjny w czasie korzystania z serwisu oraz po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za udział w Konferencji.
4. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne
   z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
5. Informacje o szczególnym znaczeniu, w tym dane osobowe oraz informacje związane ze szczegółami płatności zebrane w celu przeprowadzenia transakcji handlowych, są dostępne  jedynie dla Organizatora.

§ 7

Inne obowiązki Uczestników

1. Uczestnicy są zobowiązani do zapoznania się z niniejszym Regulaminem
   i przestrzegania go.
2. Uczestnik, który nie wyraża zgody na umieszczanie jego wizerunku (fotografie, nagrania audiowizualne) w materiałach pokonferencyjnych i promocyjnych zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Organizatorów najpóźniej
   w dniu rozpoczęcia konferencji.

§ 8

Postanowienia końcowe ogólne

1. Koszt przejazdu na Konferencję oraz organizację i koszt noclegów Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
2. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania lub przełożenia Konferencji.
3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji.
4. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą
   w życie z chwilą ich zamieszczenia na stronie internetowej

§ 9

Regulamin przygotowania streszczenia

1. Streszczenia (max. 200 słów, czcionka Times New Roman, wielkość 12), w języku polskim i angielskim, należy przesyłać wyłącznie poprzez formularz rejestracyjny Konferencji do 25 sierpnia 2021.
2. Streszczenia powinny mieć następujący układ:

wersja polska

• Wstęp
• Cel badań
• Materiał i metodyka
• Wyniki
• Wnioski
• Słowa kluczowe

wersja angielska

• Introduction
• Purpose
• Materials and methods
• Results
• Conclusion
• Key words

3. Streszczenia mające formę niezgodną z wyżej opisaną nie będą przyjmowane.
4. O formie prezentacji pracy decyduje Komitet Naukowy i Organizacyjny Konferencji
5. O terminie i formie prezentacji pracy autorzy zostaną poinformowani na co najmniej 10 dni przed rozpoczęciem Konferencji

§ 10

Regulamin druku w monografiach

1. W monografiach mogą być umieszczone prace oryginalne i poglądowe.
2. Monografie będą wydane wyłącznie w formie CD.
3. Prace napisane zgodnie z poniższym regulaminem należy przesyłać wyłącznie na adres e-mail Konferencji monozzom@wp.pl, do 30 CZERWCA  2021.
4. Jeden autor może drukować kilka prac.
5. Można drukować pracę nie będąc uczestnikiem Konferencji.
6. Koszt druku jednej pracy wynosi 250 zł.
7. Praca będzie wydrukowana wyłącznie po dokonaniu opłaty za druk pracy oraz przesłaniu skanu oświadczenia autorów, które należy pobrać ze strony Konferencji, wypełnić, podpisać i dołączyć od razu do przesłanej pracy.
8. Prace napisane niezgodnie z regulaminem lub bez dołączonego oświadczenia autorów będą odsyłane autorom.
9. Prace będą poddane recenzji dwóch wybranych specjalistów z danej dziedziny.
10. Redakcja zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian bez uzgodnienia
    z autorem odnośnie zakwalifikowania przesłanej pracy do innej monografii niż wskazana przez autorów w oświadczeniu
11.  O zakwalifikowaniu pracy do poszczególnych monografii decydować będzie Komitet Organizacyjny Konferencji, a autorzy otrzymają pisemne zaświadczenia o przyjęciu pracy do druku oraz do której monografii praca została zakwalifikowana, maksimum do 2 tyg. po przesłaniu maszynopisu.
12. Autor po otrzymaniu informacji  (maksimum do 2 tyg.) o przyjęciu pracy do druku oraz do której monografii praca została zakwalifikowana, w przypadku zmiany monografii, zobowiązany jest do przesłania jak najszybciej uzupełnionej umowy autorskiej.
13. Redakcja zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian bez uzgodnienia
    z autorem, dotyczących stylistyki, mianownictwa, koniecznych skrótów, usunięcia powtórzeń oraz przesunięcia tabel i rycin, nie wpływających na treść merytoryczną pracy
14. Za opublikowanie pracy w monografii nie będą płacone honoraria autorskie.
15. Jeden egzemplarz CD monografii otrzymuje jedynie pierwszy autor rozdziału.
16. Zgłoszenie przez Autora pracy do publikacji jest równoznaczne
    z oświadczeniem, iż praca ta nie była publikowana lub złożona w Redakcji żadnego czasopisma i że przenosi na Wydawcę, na zasadzie wyłączności całość autorskich praw majątkowych do utworu obejmujących pola eksploatacji, takie jak wydawnictwa, nośniki elektroniczne oraz Internet na terytorium Polski i zagranicy.
17. Autorzy muszą ujawnić Wydawcy (w formie pisemnego oświadczenia) wszystkie konflikty interesów (zależności finansowe, związki osobiste, współzawodnictwo akademickie, ewentualną rolę sponsora badań lub ich części, w projekcie i opracowaniu uzyskanych danych).
18. Wymogi szczegółowe:

• czcionka Times New Roman 12, marginesy 2,5 cm, odstęp pomiędzy wersami 1,5.
• strona tytułowa powinna zawierać: tytuł w języku polskim, imiona i nazwiska autorów oraz ich tytuły naukowe, nazwę i adres instytucji, w których zatrudnieni są autorzy, skróconą wersję tytułu, wykaz skrótów oraz adres autora do korespondencji, jego e-mail, telefon i fax.
• tytuł pracy powinien być zwięzły i jasny, nie powinien przekraczać 120 znaków.
• tekst manuskryptu powinien być napisany w sposób zwięzły i komunikatywny, poprawny językowo, pozbawiony żargonu medycznego lub naukowego.
• w tekście artykułów oryginalnych wyszczególnione powinny być następujące działy: wstęp, cel pracy, materiał i metody, wyniki, dyskusja, wnioski i piśmiennictwo.
• nazwy łacińskie, np. drobnoustrojów oraz wyrazy obcojęzyczne należy wyróżnić kursywą.
• skróty, symbole i jednostki. Bez objaśnień dopuszczalne są tylko powszechnie znane skróty. Skróty i symbole mało znane (ewentualnie tworzone przez autorów) muszą być przy pierwszym użyciu poprzedzone opisem (w nawiasie). Skrótów nie należy stosować w tytule pracy. Zaleca się stosowanie jednostek miar zgodnych z układem SI; dopuszczalne są również powszechnie używane inne jednostki (l, min., h, C, Da, cal).
• materiał źródłowy przytaczany w tekście pracy należy sporządzić numerując według kolejności cytowania, w nawiasach kwadratowych np. [1,2] itd.
• cytując prace zamieszczane w czasopismach należy opisywać je następująco: nazwisko i pierwszą literę wszystkich autorów, pełną nazwę czasopisma, tytuł, rok, tom, numer, strony Np. Uekermann J., Daum I.: Social cognition in alcoholism: a link to prefrontal cortex dysfunction? Addiction, 2008, 103(5), 726–735.
• cytując rozdział z książki należy opisywać go następująco: Np. Wolińska, J., Drwal, R.: Test Przymiotnikowy (ACL) H. G. Gougha i A.B. Heilbruna w badaniach samooceny i percepcji społecznej [w:] Adaptacja kwestionariuszy osobowości. Wybrane zagadnienia i techniki. Drwal R., Brzozowski P. (red.). Wyd. PWN, Warszawa, 1995,  67-92.
• cytując wydawnictwa zbiorowe należy opisywać je następująco: Np. Czykwin E.: Stygmat społeczny. Wydawnictwo PWN, Warszawa 2007.
• cytując prace zamieszczone w Internecie (netografia) Np. Cegiełka D.: Uchodźcy w Polsce. http://www.edukacjaprawnicza.pl/artykuly/artykul/a/pok az/c/artykul/art/uchodzcy-w-polsce.html (data pobrania 15.03.2019).

19. Ryciny, tabele, rysunki, zdjęcia - jeżeli zostały zaczerpnięte z publikowanych źródeł, autorzy muszą uzyskać zgodę właściwego wydawcy na ich wykorzystanie, które trzeba dołączyć do przesłanego maszynopisu pracy oraz zaznaczyć na końcu podpisu, z jakiego źródła pochodzą.

DANE TELEADRESOWE ORGANIZATORÓW

Zakład Zintegrowanej Opieki Medycznej

ul. M. Skłodowskiej-Curie 7a

15-096 Białystok

tel/fax: (85) 748 55 28

e-mail: zzom@umb.edu.pl

XV Międzynarodowa Konferencja Naukowo-Szkoleniowa

„Życiodajna śmierć – pamięci Elizabeth Kǘbler-Ross”

Białystok, 3-5 października  2021

http://www.umb.edu.pl/zyciodajna

e-mail: zyciodajnasmierc@gmail.com