Wiecie, gdzie znajdują się największe skarby naszej uczelni? Wcale nie w Pałacu Branickich. W uczelnianym archiwum. To tam są dokumenty o każdej z osób, które przewinęły się przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, a wcześniej Akademię. Tam też gromadzone są zbiory dokumentujące wszelkie uczelniane wydarzenia.
Pewnego majowego dnia 1953 roku nadzór archiwalny ówczesnego Wojewódzkiego Archiwum Państwowego w Białymstoku zdecydował o przeprowadzeniu wizytacji w funkcjonującej już trzy lata Akademii Medycznej w Białymstoku. Jakież było dziwienie urzędnika z kontroli, gdy z ust kierownika kadr AMB, do którego został skierowany, usłyszał, że nie ma czegoś takiego jak archiwum w uczelni. Kontroler odwrócił się na pięcie i wrócił do swojego urzędu. Miał blisko - to raptem 5 minut piechotą. Jeszcze tego samego dnia sporządził krótki protokół z kontroli, w którym nakazywał zorganizowanie archiwum, jak również polecał władzom uczelni wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie „składnicy akt” jak je wówczas określono.
Następnego dnia protokół z kontroli leżał już na biurku rektora uczelni prof. Tadeusza Kielanowskiego. Sprawy przybrały wówczas szybki obrót.
Na początku kolejnego miesiąca wydano zarządzenie o organizacji archiwum w uczelni oraz przesłano kierownikom komórek instrukcję o przechowywaniu akt w archiwum. Polecono, by podlegli im pracownicy przygotowali akta za ubiegłe lata w celu oddania do archiwum. W trybie pilnym zlecono odpowiednie umeblowanie powstałej komórki. We wrześniu tego samego roku w ponownym piśmie do ogółu kierowników w AMB, również w podobnym tonie, ówczesny zastępca rektora ds. administracyjnych wyartykułował m.in.: „Archiwum powstało przy Sekretariacie Uczelni”.
Dwa lata od pierwszej wizytacji nadzoru archiwalnego w AMB oraz zorganizowania w uczelni archiwum, we wrześniu 1955 roku w protokole kontroli zapisano, że lokal (czytaj: magazyn) i wyposażenie „składnicy akt”, nie budzi zastrzeżeń.
Zasób
Przez te ponad sześć dekad istnienia archiwum uczelnianego zgromadzono ponad 130 metrów bieżących materiałów archiwalnych, na przeszło 500 mb całego zasobu archiwalnego uczelni. Spora część tego zbioru to w dużym stopniu zasługa archiwistów i ich kreatywności w pozyskaniu materiałów źródłowych „śpiących” w biurkach urzędników po ich poprzednikach. Następne pokolenia będą miały z tej pracy olbrzymi pożytek chociażby śledząc początki studenckich organizacji, w tym całego młodzieżowego ruchu turystycznego na Podlasiu, czy poszukując źródeł pierwszych prób organizacji kształcenia dla Polaków zza wschodniej granicy w zakresie medycyny. Dla historyków medycyny z okresu międzywojennego zgromadzono akta z działalności Polskiego Zrzeszenia Lekarzy z ówczesnego województwa białostockiego.
W świadomości akademickiej archiwum uczelniane często utożsamiano jako stricte magazyn. Toteż kolekcje po profesorach przekazywano do biblioteki uczelnianej, podobnie postępując z fotografiami obrazującymi życie uczelniane.
Pierwsze akta przyjęto w lutym 1954 roku. Zaczęto od dokumentacji sekretariatu uczelni. Nie wszystkie registratury tak szybko pozbywały się akt ze swoich szaf i biurek. Niejednokrotnie nadzór archiwalny musiał „motywować” urzędników do tych czynności.
Prawdziwym wstrząsem w archiwum uczelnianym było przekazanie w 1970 roku akt osobowych pracowników z lat 1950-1970 w ilości 1333 jednostek archiwalnych (teczek), co stanowi 5 mb. Wydawałoby się, że jest to na pozór nic nadzwyczajnego w pracy archiwum. Jednak nie. W spisie o numerze 89 figurują osoby w układzie niealfabetycznym i w kolejności niechronologicznej zgodnej z okresem ich zatrudnienia w uczelni. Poprzednia archiwistka próbowała uporać się z tym problemem układając do tego spisu odrębny wykaz nazwisk w układzie alfabetycznym. Jednak dopiero przy wprowadzaniu do bazy informatycznej tego spisu dotarliśmy do osób, które były - można powiedzieć - incognito w uczelni ze względu na błędną pisownię bądź nieprawidłowe imiona.
Lokalizacja
Kiedy w 1950 r. planowano rozmieszczenie pomieszczeń w Pałacu Branickich i pobliskich budynkach pod przyszłą Akademię Lekarską w Białymstoku, nikomu do głowy nie przyszło pomyślenie o archiwum. We wznoszonych nowych budynkach w ich dolnych częściach zaplanowano m.in. warsztaty remontowe, stołówkę studencką oraz pralnię. W suterenie dawnego budynku Seminarium Nauczycielskiego zaplanowano prosektorium. W piwnicach dawnego Pałacu „rozgościli się” palacze c.o.
Kiedy w 1953 r. trzeba było powołać archiwum, pierwotnie miało być zlokalizowane na strychu Pałacu Branickich. Z czasem pomysł był modyfikowany i archiwum w końcu znalazło się na I piętrze pałacu. Z perspektywy czasu okazało się to niezwykle trafną decyzją. Po pierwsze logistycznie to miejsce było wygodne dla odwiedzających je osób. Po drugie - pozwalało zachować właściwy stan dokumentów. Wizytujący archiwum uczelni pracownicy nadzoru archiwalnego w swoich protokołach z uznaniem odnotowywali: „Pomieszczenie utrzymane jest we wzorowej czystości, podobnie jak i akta”.
Dość powszechnie stosowana wówczas nazwa „archiwum w pałacu” powodowała, że do biura archiwum zaglądali pasjonaci historii regionalnej szukający w archiwum uczelnianym śladów pozostawionych przez dawnych właścicieli pałacu - Branickich czy też Wiesiołowskich. Kolorytu w pracy archiwisty nadawali różnej maści poszukiwacze zapomnianych korytarzy i tuneli prowadzących z budynku, jak również nieodkrytych komnat pałacowych i alkierzy.
Po blisko 60 latach zajmowania pomieszczeń pałacowych przez archiwum, okazały się one za małe. Potrzebna była nowa lokalizacja. Miała spełniać trzy podstawowe zadania: dostępność, funkcjonalność oraz 20-letnią rezerwę magazynową. Wybór padł na niski parter Domu Studenta nr 1. Ówczesny rektor prof. Jacek Nikliński zadbał o część administracyjną przedsięwzięcia, a kanclerz Konrad Raczkowski - o środki na remont i adaptację pomieszczeń. Kluczowe było osuszenie i nowa izolacja fundamentów budynku. Potem zostało już tylko przeniesienie - bagatela! - 20 ton akt. Zajęło to kilka miesięcy. A w październiku 2012 r Archiwum UMB było już pod nowym adresem.
W porównaniu do powierzchni magazynowych archiwum w pałacu (60,15 mkw) - obecne archiwum dysponuje 171,75 m2 powierzchni użytkowej do przechowywania akt na regałach przesuwnych i stacjonarnych. Dodatkowo registratura posiada dwa pomieszczenia biurowe. Jedno przeznaczone jest do przyjmowania akt i konserwacji zasobu, drugie pełni funkcje biura oraz pracowni naukowej.
W nowym biurze wydzielono kącik, którego ściany zdobią dwa portrety nawiązujące do czasów świetności Pałacu Branickich z czasów I RP, prawdopodobnie autorstwa Placydy Bukowskiej, żony architekta odbudowującego pałac po zniszczeniach niemieckich z okresu ostatniej wojny. Jest też pozostałość z dawnego biura archiwum w pałacu: żyrandol, który od 40 lat jest na wyposażeniu archiwum. Ostatni, jaki zachował się z tamtych czasów.
Pracownicy archiwum
Pierwszą urzędniczką a później archiwistką, której powierzono organizację i kierowanie tą placówką była Bronisława Wołkow (1953-1976). Ukończyła przed wojną 7 klas szkoły powszechnej, po wojnie kurs maszynopisania, a następnie roczny korespondencyjny kurs archiwalny.
Pani Bronia, jak mawiali o niej współcześni jej urzędnicy, przez 23 lata miała wpływ na kształt archiwum prowadząc je wzorowo jak na realia ówczesnych czasów. Jednocześnie kierowała kancelarią ogólną w uczelni. Ilość akt przechowywanych w archiwum obrazujących pierwsze trzydzieści lat działalności uczelni, obecnie stanowi pierwszorzędny materiał do badań dziejów szkolnictwa wyższego w czasach PRL-u. Warto nadmienić, że uczelnie o dłuższej tradycji nie zawsze mogą poszczycić się takim zasobem archiwalnym z tamtych lat jak my. To właśnie zasługa pani Broni. Z resztą w 1971 roku wybrana została ona przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich najlepszym archiwistą zakładowym województwa białostockiego.
Alicja Gajewska (1976-1980), wykształcenie średnie ekonomiczne. Ze względu na problemy zdrowotne po niespełna 4 latach pracy przeszła na rentę.
Małgorzata Wojsiat (1980-1981), wykształcenie wyższe zawodowe (ukończona Wyższa Szkoła Nauczycielska). W tych trudnych latach późnego PRL-u wyemigrowała z kraju.
Krystyna Dojlido (1981-2006), wykształcenie średnie techniczne, ukończony kurs archiwalny. Jak dotąd najdłużej pracująca archiwistka w uczelni, bo z 25-letnim stażem. Początkowo starając się o pracę nie znalazła uznania w oczach komisji ds. przyjęć do pracy. O dziwo, podnoszonym argumentem były nieodpowiednie kwalifikacje aplikantki. Dopiero decyzja prorektora prof. Emanuela Trembaczowskiego diametralnie zmieniła nastawienie komisji do niej. Ówczesny rektor AMB prof. Jerzy Łebkowski wraz wymienionym wcześniej prorektorem w obliczu dynamicznych zmian zachodzących z końcem roku 1981 w kraju, postawili przed nową archiwistką m.in. „odpowiednie zabezpieczenie akt” związanych z działalnością NSZZ Solidarność AMB oraz NZS AMB, przed możliwością przejęcia ich przez działaczy PZPR wrogo nastawionych do ich funkcjonowania w uczelni. Zadanie wykonała. Ilość zachowanych akt związanych z działalnością związkową z tamtych lat daje pełny i rzeczywisty obraz funkcjonowania uczelni z okresu „Karnawału Solidarności”. Dzięki wypracowanym przez nią standardom następni archiwiści mogą więcej swojego czasu poświęcić innym zagadnieniom związanym z prowadzeniem archiwum uczelnianego.
Paweł Radziejewski - od 2006 roku, mgr historii, ukończony kurs archiwalny I stopnia. Postawił przed sobą cel, by archiwum uczelniane oprócz podstawowych zadań, pełniło w pewnym stopniu rolę placówki naukowej.
Marek Bołtruczyk - od 2009 roku, certyfikowany programista, ukończony kurs archiwalny I stopnia. Prawdopodobnie jeden z niewielu, jak nie jedyny, informatyk - archiwista pracujący w archiwach uczelni polskich. Oprócz działalności stricte archiwalnej, opracował bazę informatyczną zasobu archiwum uczelni stale ją uzupełniając i modyfikując. Baza stanowi kapitalną pomoc w prowadzeniu kwerend w archiwum. Obecnie posiadamy m.in. całą ewidencję informatyczną akt osobowych, akt studenckich, przewodów naukowych jak również prac naukowo-badawczych pracowników uczelni.
Za utrzymanie porządku, czystości i o to, jak wygląda archiwum, dbają panie sprzątające: Irena Mieczkowska oraz Bożena Falkowska.
Znaczenie historii
Wiedza i orientacja archiwistów w zasobie archiwum uczelnianego ma ogromny wpływ na to, co nas otacza. Od tego często zależy poziom merytoryczny, ale też na ilość i jakość publikowanych prac naukowych, czy też zwykłych artykułów historycznych. Nawet sukces autorów różnych wystaw często w jakimś stopniu jest sukcesem archiwum, o czym niekiedy się zapomina. W zasobach archiwum uczelni jest nawet specjalna teczka z podziękowaniami za pomoc udzieloną przy kwerendach archiwalnych.
Czasami zdarzają się też zaskakujące zdarzenia. Padła raz prośba skierowana do archiwisty o napisanie historii uczelni, a raczej opisanie ewaluacji jej nazwy, która od 2008 roku brzmi Uniwersytet Medyczny w Białymstoku. Powodem było przekonanie urzędników jednego z amerykańskich szpitali, że UMB to nie ta sama placówka co wcześniejsza Akademia Lekarska, a następnie Akademia Medyczna. Wątpliwości ich wzmacniały podejrzenia co do patrona uczelni Juliana Marchlewskiego, którego imię szkoła nosiła w nazwie jeszcze do 1989 roku. To wszystko przekraczało horyzont ich wyobraźni, a właśnie pod tą nazwą uzyskał dyplom lekarza nasz absolwent. Po napisaniu historii nazwy uczelni okraszonej przepisami prawnymi, nasz student mógł „odetchnąć z ulgą”.
„Czas nie stoi w miejscu” - jak mawiał odwiedzający archiwum prof. Krzysztof Worowski. W Archiwum UMB potrafią go jednak dobrze zdokumentować.
Paweł Radziejewski, kierujący Archiwum UMB
Zamieszczone fragmenty tekstu pochodzą z referatu wygłoszonego podczas tegorocznej ogólnopolskiej konferencji naukowej poświęconej archiwom szkół wyższych i instytucji kulturalnych, zorganizowanej przez sekcję branżową, w ramach Stowarzyszenia Archiwistów Polskich (Bydgoszcz, 13 września 2018 r.)
