Słowniczek: [Podpis elektroniczny] - tożsamy z użyciem podpisu odręcznego [Subskrybent] - pracownik UMB posiadający podpis kwalifikowany lub aplikujący o jego pozyskanie

I. URUCHOMIENIE PROCEDURY SZYBKI START

W celu uruchomienia procedury:

• nowy podpis kwalifikowany;
• lub odnowienie podpisu kwalifikowanego (kontynuacja subskrybcji na kolejny okres 1 lub 2 lata);

należy pobrać i wypełnić wniosek, następnie przekazać do realizacji za pomocą poczty elektronicznej:

1. Wniosek o usługę zaufaną
2. it.oferty@umb.edu.pl

Uwaga: ad 1 Pracownicy administracyjni oraz te jednostki, które posiadają dostęp do SAP, wypełniają zapotrzebowanie o usługę zaufaną samodzielnie w systemie SAP (jak niżej na przykładowej grafice), na podany adres przesyłają jedynie Dane Subskrybenta. Wnioski, które są realizowane samodzielnie, wpływają bespośrednio do odbiory i mają krótszy czas realizacji.

Rys. 1. Przykład uzupełnienia Materiał SAP (najczęściej, dla nowych wniosków jest to: KO-1004313, przy kontynuacji KO-1004319 na kolejne 2 lata)

Pozostałe warianty KO znajdują się we weniosku o usługę zaufaną.

Po przekazaniu wniosków do podmiotu obsługującego podpisy otrzymają Państwo automatyczne potwierdzenie złożenia zamówienia, ten krok ma charakter informacyjny, (zatwierdzone dokumenty przesyła w Państwa imieniu UMB), na kolejne wiadomoście e-mail należy reagować.

Rys. 2. Potwierdzenie złożenia zamówienia stanowi informację dla Użytkownika, że proces jest uruchomiony

II. DALSZE KROKI - ZALEŻĄ OD TEGO CZY JEST TO ODNOWIENIE (AD 1) CZY NOWY DOSTĘP (AD2)

1. Komunikacja przy ODNOWIENIU podpisu

Uwaga: Komunikacja odbywa się bezpośrednio z użytkownikiem, Dział Informatyki nie ma możliwości wglądu w treść korespondencji.

Po złożeniu wniosku i przekazaniu danych (zamówienie nowego podpisu wykonuje Uczelnia) użytkownik jest zobowiązany do monitorowania poczty elektronicznej (adresu e-mail przekazanego w danych subsrybenta) oraz reagowania na przekazane e-mailowo instrukcje.

A) Uruchomienie Procesu Odnawiania podpisu (po otrzymaniu wiadomości e-mail) Uwaga: tzw.  generowanie żądania wykonuje użytkownik

Rys. 2. Potwierdzenie realizacji zamówienia użytkownik powinien wykonać jak najszybciej i nie później niż termin wygaśnięcia bieżącego certyfikatu.

Po pozywnej walidacji wniosku, na podany wcześniej przez Państwa adres e-mail zostanie przesłana wiadomość o KONIECZNOŚCI rozpoczęcia procesu generowania odnowienia. Generowanie żądania należy uruchomić przed wygaśnięciem daty ważności jeszcze działającego podpisu)

Rys. 3. Generowania odnowienia - kolejny krok generowania odnowienia.

B) W terminie do 5 dni użytkownik otrzyma wiadomość o możliwości wgrania nowego podpisu na dotychczasowy nośnik.

Uwaga: Podpis można wgrać po dacie ważności starego podpisu (w dowolnym momencie), ale wgranie go przed upływem terminu starego podpisu spowoduje, że stary podpis już nie działa a nowy jeszcze nie działa.

2. Komunikacja przy NOWYM DOSTĘPIE

W przypadku nowego dostępu lub nieaktualnego podpisu, po otrzymaniu korespondencji e-mailowej należy stawić się w siedzibie dostawcy podpisu w celu jego odbioru.

Procedura samodzielnego odnowienia karty po odebraniu nowego podpisu zawiera się w trzech krokach:

* Całość oprogramowania należy zainstalować przy ustawieniach domyślnych (zatwierdzać kroki instalacji tak jak jest). Następnie należy wpisać wymagane informacje z koperty (PIN i PUK), aktywować i zatwierdzić ukończenie procesu przyciskiem [ZAREJESTRUJ CERTYFIKAT]. 

[1]. Instalacja (jeżeli nie ma oprogramowania na stanowisku roboczym)

Należy pobrać oprogramowanie ze strony producenta.

[2]. Aktywacja [3] Rejestracja - karty odbywa się w programie CryptoCard Graphite Manager

rys. 1. Ikona oprogramowania

rys. 2. Rejestracja certyfikatu w systemie

rys. 3 Aktywacja karty

rys. 4. Aktywacja podpisu

III. INFORMACJE DODATKOWE

Instrukcja odnowienia certyfikatu - plik pdf

Ochrona Danych Osobowych:

Składając wniosek o przygotowanie podpisu kwalifikowanego wymagane jest przekazanie swoich danych osobowych. W większości przypadków, identyfikatorem używanym w wyrobionym certyfikacie jest numer PESEL, który został podany podczas składania tego wniosku.

W przypadku certyfikatu kwalifikowanego, numer PESEL jest elementem identyfikującym osobę składającą podpis. Gdy podpisana przez Państwa dokumentacja jest udostępniana innym instytucjom, numer PESEL jest częścią danych zawartych w dokumencie, co oznacza, że PESEL jest widoczny. Dlatego ważne jest, aby mieć na uwadze ochronę danych osobowych i nie przesyłać dokumentów z podpisem kwalifikowanym tam, gdzie nie jest to konieczne lub wymagane, oraz nie udostępniać podpisanych dokumentów na stronach internetowych czy w innych miejscach publicznych.

Należy jednak zaznaczyć, że niektóre systemy administracyjne opierają się wyłącznie na numerze PESEL do weryfikacji tożsamości osoby. W przypadku osób, które używają podpisu kwalifikowanego w innych celach, na przykład do celów wewnętrznych w organizacji lub do wysyłania dokumentów do innych osób fizycznych, istnieje możliwość podania innego identyfikatora w miejsce numeru PESEL. Może to być na przykład numer dowodu tożsamości lub numer paszportu, jednak należy się upewnić, czy takie dane identyfikujące osobę będą wystarczające do planowanych celów użycia podpisu.

W każdym przypadku należy zachować szczególną ostrożność w przesyłaniu dokumentów z podpisem oraz chronić dane osobowe, unikając udostępniania podpisanych dokumentów w niebezpiecznych miejscach lub publicznie widocznych.