Zadanie 6

Cyfryzacja procesów administracyjnych związanych z zarządzaniem uczelniami medycznymi - System SAP

Procesy realizowane w SAP dotyczące procesu dydaktycznego i obsługi studentów UMB:
Studenci ewidencjonowani są w systemie SAP jako biznes partner.
Rozrachunki ze studentami realizowane są całkowicie w SAP i dotyczą:
- proces delegacji studenckich,
- zwroty wydatków za poniesione koszty,
- obsługa finansowa procesu stypendialnego,
- opłaty za staże studentów,
- obsługa studentów niepełnosprawnych z funduszy PFRON,
- nagrody studentów,
- obsługa opłat za praktyki studenckie
- obsługa programów ERASMUS,
- obsługa umów cywilno-prawnych ze studentami, ewidencja rachunków do umów, wypłata wynagrodzenia,
- obsługa dofinansowania zakupu dostępu do platform edukacyjnych przygotowujących do Lekarskiego Egzaminu Końcowego oraz Lekarsko-Dentystycznego Egzaminu Końcowego,
- wyliczenie i wysyłka PIT dla studentów,
- obsługa procesów zakupowych dotyczących wydatków na działalność dydaktyczną,
- obsługa projektów badawczych realizowanych przez studentów,
- obsługa procesów zakupowych realizowanych przez koła i organizacje studenckie,
- zarządzanie budżetem na limity dydaktyczne,
- obsługa finansowa procesów rekrutacji na studia.

Wdrożenie systemu SAP na UMB doskonale wpisuje się w proces cyfryzacji działań administracyjnych i zarządczych, odpowiadając na potrzeby nowoczesnego zarządzania uczelnią. Kluczowe aspekty, w jaki sposób projekt wpływa na cyfryzację procesów administracyjnych i ich efektywność:
 

Zintegrowane zarządzanie procesami administracyjnymi:
Wdrożenie systemu SAP na uczelni medycznej umożliwia integrację i automatyzację kluczowych procesów administracyjnych w sposób, który znacznie usprawnia działanie całej organizacji. Oto szczegółowe wyjaśnienie, jak to działa w praktyce:

FINANSE I RACHUNKOWOŚĆ - SAP pozwala na pełną cyfryzację procesów finansowych uczelni, co ma kluczowe znaczenie w kontekście zarządzania środkami publicznymi i grantami badawczymi. System umożliwia: centralne zarządzanie budżetami: Wspólne monitorowanie budżetów dla różnych jednostek (wydziałów, zakładów, klinik) z uwzględnieniem aktualnego stanu wydatków, automatyczne raportowanie: Generowanie szczegółowych raportów finansowych wymaganych przez Ministerstwo Zdrowia, Ministerstwo Edukacji czy instytucje grantowe, obsługę wielowalutowych płatności, co jest istotne przy współpracy z zagranicznymi partnerami i realizacji projektów międzynarodowych, analizę kosztów i przychodów: automatyczna identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji finansowej.

Efekt: Poprawa efektywności zarządzania finansami i transparentność operacji finansowych.

ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI - Centralne zarządzanie danymi pracowników:

System zawiera pełne dane dotyczące umów, wynagrodzeń, kwalifikacji, oraz harmonogramów pracy. Automatyzację wypłat wynagrodzeń: Dzięki integracji z modułem finansowym i obsłudze systemów podatkowych oraz ubezpieczeń. Samoobsługa pracownicza: wgląd w dane osobowe, , podgląd wynagrodzeń: Dostęp do historii wynagrodzeń i informacji o składnikach pensji (np. premie, dodatki) w formie elektronicznych pasków płac, wniosek urlopowy: Pracownicy mogą składać wnioski o urlop, a system automatycznie uwzględnia dostępne dni wolne zgodnie z regulaminem uczelni. Samoobsługa menedżerska: Monitorowanie zespołów: Kierownicy jednostek (np. zakładów, klinik) mają dostęp do raportów dotyczących swoich zespołów, w tym ich obecności, składanych zapotrzebowań Dostęp do dokumentacji HR: Elektroniczne wersje dokumentów, takich jak umowy, świadectwa pracy czy zaświadczenia, są dostępne w portalu bez konieczności wizyty w dziale kadr.

ZAKUPY I ZAOPATRZENIE - Procesy zakupowe w systemie SAP są zoptymalizowane dzięki cyfryzacji i centralizacji. System wspiera: Planowanie potrzeb zakupowych: Automatyczne tworzenie zamówień na podstawie zapotrzebowania zgłaszanego przez różne jednostki, Centralizację procesu zakupowego: Zmniejszenie kosztów dzięki zbiorczym zamówieniom oraz negocjacji lepszych warunków z dostawcami, Monitorowanie zapasów: Pełna kontrola nad stanami magazynowymi, co pozwala uniknąć braków materiałowych (np. odczynników laboratoryjnych, sprzętu medycznego), Automatyczne generowanie dokumentów: Zamówienia, faktury i raporty są generowane i przesyłane cyfrowo.

Efekt: Ograniczenie kosztów i uproszczenie procesów zaopatrzenia.

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI BADAWCZYMI I DYDAKTYCZNYMI

System SAP umożliwia kompleksowe zarządzanie projektami badawczymi i dydaktycznymi, które są kluczowe dla funkcjonowania uczelni medycznych. Moduły dedykowane zarządzaniu projektami pozwalają na ścisłe monitorowanie, raportowanie i optymalizację procesów związanych z realizacją badań naukowych, dydaktyką oraz współpracą z partnerami zewnętrznymi; System wspiera w precyzyjnym planowaniu projektów na wszystkich etapach, od aplikacji o finansowanie po realizację i zakończenie; Budżetowanie: planowanie kosztów i przychodów z podziałem na poszczególne etapy projektu, źródła finansowania (np. granty, środki własne, partnerzy zewnętrzni) oraz ich kategorie (np. wynagrodzenia, zakup materiałów, infrastruktura).Śledzenie realizacji budżetów projektów badawczych: Automatyczna ewidencja kosztów i rozliczeń; Planowanie zasobów: Alokacja środków finansowych, pracowników i infrastruktury pod kątem realizacji projektów; Bieżące monitorowanie i zarządzanie realizacją projektów, co pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów oraz kontrolę nad postępem, śledzenie postępów prac, rejestracja wydatków, Zarządzanie ryzykiem; Raportowanie efektów: Automatyczne generowanie raportów dla grantodawców. Efekt: Skuteczniejsze zarządzanie projektami i zwiększenie szans na uzyskanie kolejnych grantów.

INTEGRACJA SYSTEMÓW - SAP umożliwia płynną wymianę danych między różnymi modułami (finanse, HR, zakupy), co eliminuje konieczność manualnego wprowadzania danych w różnych systemach. Wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu, co: redukuje ryzyko błędów, umożliwia natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji, przyspiesza podejmowanie decyzji. Efekt: Spójność danych i lepsza współpraca między jednostkami administracyjnymi.

USPRAWNIENIE ZARZĄDZANIA DANYMI STUDENTÓW, DOKTORANTÓW I PRACOWNIKÓW - Cyfrowa baza danych w SAP pozwala na efektywne zarządzanie: danymi studentów, doktorantów: od zarządzania finansami (rekrutacja, tok studiów stypendia), informacjami o pracownikach: badanie i ewidencja zaangażowania w działalność B+R rozliczanie i wypłata dodatków, pensum, ich osiągnięcia naukowe, zadania dydaktyczne i udział w projektach badawczych, sprawozdawczość w tym z działalności naukowo – badawczej. Efekt: Zwiększenie dostępności i przejrzystości informacji, co przekłada się na lepszą obsługę studentów i pracowników.

AUTOMATYZACJA PROCESÓW OPERACYJNYCH - SAP umożliwia automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak: generowanie raportów statystycznych dla Ministerstwa Zdrowia i innych instytucji, monitorowanie realizacji projektów badawczych finansowanych ze środków publicznych lub grantów międzynarodowych, zarządzanie infrastrukturą uczelnianą, w tym obiektami dydaktycznymi i sprzętem medycznym. Efekt: Zmniejszenie obciążenia administracyjnego pracowników, co pozwala im skupić się na strategicznych zadaniach.

TRANSPARENTNOŚĆ I ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI - Dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania i monitorowania, SAP pomaga uczelniom spełniać wymagania prawne dotyczące: sprawozdawczości finansowej i administracyjnej, polityk ochrony danych osobowych (np. RODO). Efekt: Redukcja ryzyka związanego z błędami i karami administracyjnymi.

WSPIERANIE STRATEGICZNEGO ZARZĄDZANIA UCZELNIĄ - Dzięki systemowi SAP uczelnia medyczna zyskuje narzędzia do: planowania długoterminowego rozwoju kadry naukowej i dydaktycznej, optymalizacji alokacji zasobów w oparciu o szczegółowe analizy danych, efektywniejszego zarządzania współpracą z podmiotami zewnętrznymi, np. szpitalami klinicznymi czy partnerami badawczymi. Efekt: Uczelnia staje się bardziej konkurencyjna i lepiej przygotowana do realizacji swojej misji. Wdrożenie systemu SAP na UMB przyczynia się do szeroko pojętej cyfryzacji, zwiększając efektywność, transparentność i innowacyjność procesów administracyjnych. Integracja danych, automatyzacja operacji i strategiczne wsparcie decyzyjne czynią ten projekt kluczowym elementem transformacji cyfrowej, która pozwala Uczelni lepiej realizować cele edukacyjne, naukowe i zarządcze.

EFEKTY INWESTYCJI: 
- dostosowanie sposobu prowadzenia kształcenia w związku ze zwiększeniem liczby kształconych studentów, w tym na kierunku lekarskim i lekarsko-dentystycznym,
- umożliwienie prowadzenia kształcenia w zakresie zajęć dydaktycznych uwzględniającego konieczność prowadzenia kształcenia w ewentualnym reżimie sanitarnym.