Zadanie 7

Wdrożenie nowych rozwiązań w zakresie nauczania, opartych na technologiach cyfrowych - System VERBIS

Celem realizacji zadania (wdrożenia na Uczelni systemu VERBIS) było unowocześnienie oraz usprawnienie obsługi procesu dydaktycznego ukierunkowanego na studentów i kandydatów na studia oraz dostosowanie procesu dydaktycznego w ujęciu nauczycieli akademickich do nowoczesnych narzędzi informatycznych i przepisów dynamicznych zmian prawnych.

Ponadto, celem zadana było zapewnienie funkcjonowania uczelni w zakresie obsługi procesu dydaktycznego w sytuacjach zagrożenie epidemicznego oraz krytycznych zagrożeń zewnętrznego otoczenia gospodarczego i funkcjonowania uczelni.

Nowoczesny system Verbis Dean's Office (VDO) doskonale wspiera osoby zarządzające uczelnią oraz wydziałami oraz jednostkami dydaktycznymi i wspierającymiproces dydaktyczny. System VDO zapewnia wysoką jakość danych, sprzyja harmonijnej współpracy społeczności akademickiej, a łatwe gromadzenie i przetwarzanie danych umożliwia sprawną obsługę wykładowców oraz studentów. System VDO dostępny jest jako aplikacja webowa, dzięki temu z systemu korzysta się przy pomocy standardowej przeglądarki internetowej i jest przyjazny dla użytkownika. Moduły do obsługi wewnętrznej jak Dziekanat dostępne są za pośrednictwem bezpiecznej sieci VPN dostępnej tylko z dozwolonych obszarów środowiska informatycznego. Wirtualny Dziekanat dostępny jest przez sieć Internet z dowolnego miejsca na świecie. Moduły zintegrowanego systemu VDO swoją funkcjonalnością obejmują wszystkie podstawowe procesy związane z obsługą toku studiów.

System obsługuje każdy rodzaj studiów oraz różne ich tryby prowadzenia. Moduł Wirtualnej Uczelni jest podstawowym modułem umożliwiającym zdalny dostęp do danych przez sieć Internet. Moduł ten jest wielojęzyczny. Oferuje kompleksowe informacje zawierające m.in. indeks elektroniczny, czyli dostęp on-line do danych o uzyskanych ocenach, średnich, semestralnych, średnich skumulowanych, grupach dziekańskich itp., podgląd tablicy ogłoszeń, podgląd stopnia realizacji planu studiów, profil studenta.

System ponadto posiada wszystkie funkcjonalności pozwalające na obsługę procesu rozpoczynającego się od rekrutacji kandydatów na studia, przez rozliczenia i obsługę finansową, kwalifikację na studia oraz wspomnianą obsługę procesu dydaktycznego.

W samym procesie rekrutacji otrzymujemy ponadto możliwość procedowania kwalifikacji na studia przez organizację wieloetapowych egzaminów wstępnych (dla kandydatów z tzw. „starą maturą”). System dostosowany jest również do obsługi i wydawania dokumentów elektronicznych jakimi są legitymacje studenta i doktoranta.

Wsparcie procesu dydaktycznego zapewnione jest również w zakresie rozliczenia dydaktyki i pensum, co pozwala na ścisły nadzór nad kosztami prowadzonych zajęć i optymalizację kosztów dydaktyki. System jest zgodny w obszarze wymiany danych z informatycznym systemami sprawozdawczymi w zakresie obowiązującego prawa, w tym z systemem POL-on.

Warto ponadto wymienić takie funkcjonalności wspierające cały proces dydaktyczny jak dyplomowanie, obsługę praktyk zawodowych, szablonowanie dokumentów (automatyczne generowanie spersonalizowanych druków). Koniecznie należy wspomnieć o wartości jaką jest ocena jakości prowadzonych zajęć. Jest to duże wyzwanie dla uczelni, także z uwagi na liczbę i różnorodność prowadzonych zajęć. System VDO pozwala w efektywny sposób pytać właściwych studentów o ocenę zajęć, w których uczestniczyli oraz ocenę prowadzącego/prowadzących zajęcia. Moduł jest tak skonstruowany, że ankiety są całkowicie anonimowe.

System VERBIS z uwagi na swoją funkcjonalność tj. wykonanie w architekturze trójwarstwowej z cienkim klientem (serwer bazy danych, serwer aplikacji jako jedyne miejsce implementacji procesów, standardowa przeglądarka internetowa jako warstwa prezentacji) został wybrany między innymi ze względu na zapewnienie natychmiastowego przejścia i pełnej użyteczności w sytuacji pandemii, lockdownu, a co za tym idzie konieczności przejścia uczelni na pracę zdalną w zakresie obsługi procesu dydaktycznego i obsługi studentów. Zaimplementowane rozwiązania cyfrowe jak elektroniczna obsługa wniosków stypendialnych, elektroniczny indeks, elektroniczne protokoły zaliczeń i inne, niosą za sobą pewność kontynuacji procesu dydaktycznego i obsługi studentów w sytuacji wymienionych zagrożeń. Co więcej, w zakresie specyfiki kadry dydaktycznej z uwagi na to, że dydaktykami są również praktykujący lekarze, system Verbis wykorzystując swoje funkcjonalności, daje możliwość na pełną obsługę procesu dydaktycznego przez kadrę nauczycieli akademickich w pełnym reżimie sanitarnym, wymaganym przez obowiązujące wówczas oraz potencjalne przyszłe przepisy pandemiczne.

Wdrożenie systemu rozpoczęło się w okresie trwającej pandemii Covid-19 (od 1 lutego 2022 r.) i już w pierwszym etapie pozwoliło na uruchomienie wspomnianych rozwiązań w obszarze obsługi procesu dydaktycznego w dziekanatach, zapewniając bezpieczeństwo pracy użytkowników w przypadku wystąpienia konieczności pracy zdalnej lub w systemie hybrydowym.

System Verbis oprócz obsługi i zarzadzania procesem dydaktycznym pozwala również na bieżące usprawnienie w prowadzeniu zajęć poprzez dostęp studentów do swoich zajęć w zakresie metod i technik kształcenia na odległość, tj. dostęp do zajęć z wykorzystaniem istniejącej platformy e-learnigowej, komunikację między nauczycielami akademickimi, a studentami w ramach forum przedmiotu, ewaluację zajęć dydaktycznych.

EFEKTY INWESTYCJI: 
-    znaczące wsparcie obsługi administracyjno-finansowej przez zwiększenie efektywności w obsłudze studentów oraz kadry dydaktycznej w takich obszarach jak: Dziekanaty, Biuro Promocji i Rekrutacji, Dział Spraw Studenckich, Działa Planowania i Rozliczania Obciążeń Dydaktycznych, Dział Finansowo-Księgowy, Domy Studenta; (bezpośrednie wsparcie techniczne i merytoryczne w zakresie systemu realizuje Dział Informatyki);
-     dostosowanie sposobu prowadzenia kształcenia w związku ze zwiększeniem liczby kształconych studentów, w tym na kierunku lekarskim i lekarsko-dentystycznym,
-     umożliwienie prowadzenia kształcenia w zakresie zajęć dydaktycznych uwzględniającego konieczność prowadzenia kształcenia w ewentualnym reżimie sanitarnym.