W dniu 16.01.2020 r. Senat Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku przyjął poprawki do regulaminu wyjazdów zagranicznych. Proponowane zmiany były odpowiedzią na propozycje pracowników Uczelni. Oparte zostały o doświadczenia ostatniego roku obsługi wyjazdów zagranicznych w Dziale Współpracy Międzynarodowej (DWM). Nadrzędnym celem zmian było uproszczenie procesu pod względem proceduralnym oraz stworzenie rozwiązań w obszarach do tej pory niezagospodarowanych.
Przyjęte zmiany to między innymi:
- Ujednolicenie wniosku dla pracowników/doktorantów i studentów. W obiegu funkcjonowały dotąd dwa osobne, choć bardzo zbliżone merytorycznie dokumenty. Wielokrotnie prowadziło to do pomyłek;
- Zniesienie obowiązku wskazywania środka transportu w przypadku wyjazdów z udziałem biernym (niefinansowanych ze środków UMB);
- Zniesienie obowiązku podawania aktualnego adresu zamieszkania na wniosku;
- Włączenie prośby o zgodę na podróż samochodem prywatnym do wniosku wyjazdowego (nie ma obecnie konieczności składania dodatkowego pisma);
- Uregulowana została kwestia wyjazdów związanych z reprezentowaniem UMB – udział w zjazdach, targach etc.;
- Umożliwienie wcześniejszej wypłaty środków (w kasie lub na konto) za opłatę konferencyjną. Ze względu na brak możliwości dokonania opłaty kartą kredytową przez Uczelnię, stanowiło to duży problem. Koszt wielokrotnie pokrywany był przez wyjeżdżających we własnym zakresie i refundowany dopiero po powrocie. Zaproponowane rozwiązanie ma ograniczyć liczbę tego rodzaju sytuacji;
- Umożliwienie wypłaty zaliczki na 10 dni przed wyjazdem (wydłużenie terminu z 7 dni);
- Zniesienie wtórnego podpisu kierownika projektu z wniosku o przelew. Usunięte zostały też wtórne do wniosku informacje dotyczące planowanego wyjazdu;
- Sprawozdania z wyjazdu za granicę do 30 dni zostało włączone do druku rozliczenia. Wyjazd zagraniczny w większości przypadków można rozliczyć obecnie jednym dokumentem;
Powyższe zmiany stanowią wyłącznie cześć spośród wprowadzonych uproszczeń. W roku 2019 Dział Współpracy Międzynarodowej przeprocedował prawie 700 wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów. Naszą intencją jest stała optymalizacja procesów – tak by realizacja Państwa celów naukowych, dydaktycznych, szkoleniowych była jak najprostsza.
Zaktualizowane dokumenty dostępne są w zakładce:
https://www.umb.edu.pl/dzial_wspolpracy_miedzynarodowej/wyjazdy_zagraniczne/formularze
Bardzo dziękujemy wszystkim jednostkom organizacyjnym UMB zaangażowanym w proces zmian.
W razie ewentualnych pytań – zapraszamy do kontaktu z pracownikami DWM.
Z wyrazami szacunku:
Dział Współpracy Międzynarodowej UMB