FAQ - Wyjazdy w celach szkoleniowych
Jakie dokumenty należy złożyć aby przystąpić do rekrutacji na wyjazd w celach szkoleniowych?Formularz aplikacyjny pracownika uczelni o wyjazd w celach szkoleniowych w ramach Programu Erasmus+,
Porozumienie o programie szkolenia – Mobility Agreement for Training,
Potwierdzenie (zaproszenie) z instytucji przyjmującej.
Jakie dokumenty należy złożyć po zakwalifikowaniu na wyjazd przez Uczelnianą Komisję Programu Erasmus+?Dane o rachunku bankowym,
Skan karty EKUZ,
Informacje o wykupionym ubezpieczeniu,
(jeśli dotyczy) Oświadczenie o podróży „green travel”
Kto jest w Uczelnianej Komisji Programu Erasmus+?- Prorektor ds. Kształcenia – Przewodniczący Komisji,
- Dziekan lub Wyznaczony Prodziekan Właściwego Wydziału,
- Uczelniany lub Wydziałowy Koordynator Programu Erasmus+
Co to jest dodatek „green travel”?„Green travel” oznacza podróż z wykorzystaniem niskoemisyjnych środków transportu, takich jak autobus, pociąg lub wspólne korzystanie z samochodu.
Aby starać się o otrzymanie takiego dodatku należy złożyć stosowne oświadczenia przed wyjazdem i po jego zakończeniu (załączniki nr 11 i 12 do Regulaminu wyjazdów)
Jakie dokumenty należy złożyć aby przysługiwał urlop szkoleniowy na czas trwania wyjazdu?Poza tym, że wyjeżdżają państwo w ramach Programu Erasmus+, muszą zostać dopełnione również formalności związane z organizacją wyjazdu służbowego pracownika. Wyjazdy zagraniczne reguluje Zarządzenie nr 100/2021 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 22.09.2021 r. W sprawie zagranicznych wyjazdów pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Dlatego też poza dokumentami Programu Erasmus+, do Działu Współpracy Międzynarodowej należy złożyć również dokumenty związane z organizacją wyjazdu służbowego pracownika, tj.
- Wniosek na wyjazd za granicę (przed wyjazdem)
- Rozliczenie wyjazdu służbowego (po powrocie).
Dokumenty do pobrania zajdą Państwo pod linkiem: https://www.umb.edu.pl/dzial_wspolpracy_miedzynarodowej/wyjazdy_zagraniczne
Czy o wyjazd do uczelni/instytucji przyjmującej może się starać jednocześnie kilka osób?Tak, może. Pod warunkiem, że UMB będzie w stanie zapewnić finansowanie z dostępnej puli środków i miejsc, a także uczelnia/instytucja przyjmująca i Uczelniana Komisja Programu Erasmus+ wyrażą na to zgodę i każdy z uczestników będzie realizował indywidualny program zawarty i zatwierdzony w Mobility Agreement for Training.
Jestem wykładowcą akademickim, czy mogę w ramach Programu Erasmus+ wyjechać w celach szkoleniowych?Tak. W wyjazdach w celach szkoleniowych mogą brać udział wszyscy pracownicy Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, którzy mogą zostać przypisani do kategorii: pracownicy lub nauczyciele akademiccy.
Na podstawie jakiego dokumentu zostaje wypłacone stypendium?Stypendium zostanie wypłacone Państwu na podstawie trójstronnie podpisanej umowy Grant Agreement – Umowa Stypendialna, oraz na podstawie danych zawartych w dokumencie Dane o rachunku bankowym.
W jakiej walucie powinien być prowadzony rachunek bankowy, który podaję w formularzu „dane o rachunku bankowym”?Prosimy o podawanie konta bankowego prowadzonego w walucie Euro, gdyż stypendium wypłacane jest w Euro i podanie numeru konta bankowego prowadzonego w PLN może spowodować rozbieżności wynikające z przewalutowania pomiędzy otrzymaną kwotą a przysługującym stypendium. Można także korzystać z kont multiwalutowych typu REVOLUT.
Jak wygląda przykładowe wyliczenie wysokości przysługującego stypendium dla wyjazdu w celu szkoleniowym?Przykład 1:
Rodzaj wyjazdu: wyjazd w celu szkoleniowym
Termin: 01.01.2023 – 21.01.2023 r.
Kierunek: Berlin
Środek transportu: samolot
Wyliczenia:20 dni – czas trwania szkolenia
160 EUR – stawka stypendium dziennego w przypadku podróży do Niemiec do 14 dnia podróży
112 EUR – od 14 do 60 dnia podróży
275 EUR – ryczałt na podróż wyliczony na podstawie kalkulatora odległości https:// ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_en
Jakie dokumenty należy złożyć/jakich formalności dopełnić po powrocie z wyjazdu w celach szkoleniowych?- Certyfikat mobilności (STT) - szkolenie,
- Należy uzupełnić ankietę on-line w systemie i dostarczyć wydruk wygenerowanego pliku pdf,
- (jeśli dotyczy) Oświadczenie „green travel” po powrocie z mobilności.
- Należy dostarczyć dokumenty rozliczenia wyjazdu służbowego do Działu Współpracy Międzynarodowej.
Jestem pracownikiem administracyjnym. Czy na czas wyjazdu szkoleniowego w ramach Programu Erasmus+ muszę brać urlop wypoczynkowy?Nie, ponieważ pobyt na wymianie akademickiej jest realizacją części obowiązków służbowych i realizowany jest na podstawie Zarządzenia nr 100/2021 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 22.09.2021 r. w sprawie zagranicznych wyjazdów pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Dzięki temu przysługuje urlop szkoleniowy. Aby otrzymać urlop szkoleniowy należy złożyć wymagane dokumenty do pracownika Działu Współpracy Międzynarodowej zajmującego się wyjazdami zagranicznymi.
Od którego dnia mobilności będzie liczone stypendium? Czy jeśli wyjadę np. 4 dni wcześniej to otrzymam dofinansowanie również za ten okres?W przypadku pracowników: datą rozpoczęcia okresu mobilności jest data pierwszego dnia rozpoczęcia szkolenia w instytucji przyjmującej. Datą zakończenia okresu mobilności jest data ostatniego dnia szkolenia w instytucji przyjmującej.
Według zasad wyjazdów zagranicznych pracowników UMB, przysługują państwu 2 dni na podróż (1 dzień na dotarcie do państwa docelowego i 1 dzień na powrót) i na zakwaterowanie, jednak nie zostaną one ujęte podczas obliczania stypendium. A zatem stypendium nie będzie obejmowało dodatkowych dni.
Kiedy otrzymam stypendium?W terminie 30 dni od podpisania umowy przez obie strony lecz nie później niż w dniu wyjazdu, będzie zrealizowania płatność zaliczkowa w wysokości 100 % kwoty przyznanego stypendium. W sytuacji, gdy uczestnik nie dostarczy wymaganych dokumentów w określonym przez uczelnię terminie, późniejsza płatność jest wyjątkowo dopuszczalna.
Ile czasu przed planowanym wyjazdem należy złożyć dokumenty?Optymalnym terminem na złożenie dokumentów jest min. miesiąc przed planowanym wyjazdem. Jest to wystarczająca ilość czasu na zwołanie Komisji Programu Erasmus+, skompletowanie wszystkich niezbędnych dokumentów, a także na podpisanie umowy stypendialnej (grant agreement) i wypłacenie przysługującego Państwu stypendium o czasie.
W wyjątkowych przypadkach akceptowane są również wnioski o krótszym terminie. Prosimy jednak o składanie dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem.
Czy istnieje limit wyjazdów (kapitał mobilności w przypadku studentów) dla pracowników?Tak. Od roku akademickiego 2022/2023 limit wyjazdów w ramach jednej umowy finansowej to maksymalnie 2 wyjazdy.
Czy mogę złożyć więcej niż jeden wniosek o wyjazd w celu szkoleniowym w danym roku akademickim?Tak. Nie jest to jednak jednoznaczne z uzyskaniem zgody komisji Programu Erasmus+ na kolejne wyjazdy. Każdy wniosek aplikacyjny rozpatrywany jest indywidualnie.
Chcę wyjechać na wyjazd szkoleniowy. Co powinienem/powinnam zawrzeć w Mobility Agreement for Training?Podstawą ubiegania się o wyjazd tego typu jest indywidualny plan szkolenia (Training Programme) przygotowany przez pracownika. Plan ten musi zostać zaakceptowany przez UMB i instytucję przyjmującą oraz podpisany przez wszystkie trzy strony (obie instytucje i pracownika). Plan szkolenia musi być rozpisany na każdy dzień pobytu.
Chcę wyjechać na konferencję naukową/kongres międzynarodowy. Czy jest możliwość sfinansowania mojego wyjazdu z Programu Erasmus+?Z finansowania w ramach Programu Erasmus+ wyłączony jest udział w jakichkolwiek konferencjach/kongresach. Nie ma zatem takiej możliwości.
Czy jeśli zostanę zakwalifikowany/a do wyjazdu to mogę z niego zrezygnować?Tak. Istnieje możliwość rezygnacji z realizacji mobilności. Należy złożyć wtedy odpowiednią rezygnację (załącznik nr 14 do Regulaminu wyjazdów). Jeśli rezygnacja nastąpi do momentu wypłacenia stypendium, osoba wyjeżdżająca nie ponosi żadnych konsekwencji finansowych. W przypadku częstej rezygnacji z mobilności Komisja może nie wyrazić zgody na organizację kolejnego wyjazdu. Jeśli rezygnacja nastąpi w trakcie trwania mobilności, osoba biorąca w niej udział może zostać wezwana do zwrotu całości lub części przysługującego stypendium.