• Ostatnia zmiana 02.02.2017 przez Biuro Promocji i Rekrutacji

    Archiwum

     

    Adres

    ul. Akademicka 3
    15-267 Białystok
    (Dom Studenta nr 1 niski parter, wejście od strony parkingu)
    tel./fax (85) 748 54 45; (85) 748 58 12
    e-mail: archiwum@umb.edu.pl

    Kierujący Archiwum

    mgr Paweł J. Radziejewski

    Pracownik Archiwum

    mgr Marek Bołtruczyk

    Byli pracownicy Archiwum

    • Bronisława Wołkow 1953-1976
    • Alicja Gajewska 1976-1980
    • Małgorzata Wojsiat 1980-1981
    • Krystyna Dojlido 1981-2006

    Akademia Medyczna w Białymstoku powstała z dniem 1 stycznia 1950 roku na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 lutego w sprawie założenia Akademii Lekarskiej w Białymstoku (Dz. U. Nr 6 poz. 57 z 1950 roku).
    Z dniem 22 marca 2008 roku weszła ustawa zmieniająca nazwę naszej Almae Matris na Uniwersytet Medyczny w Białymstoku (Dz. U. Nr 39 poz.224 z dnia 7 marca 2008 r.)

    Archiwum Uczelni w strukturze organizacyjnej Uczelni funkcjonuje od 1953 roku.
     

    Podstawę prawną działania Archiwum Uczelni stanowią:

    • Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. Nr 97 poz. 673 z 2006r. z późn. zm.),
    • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.09.2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375 z 2002r.),
    • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 97 z 2006r. poz. 673 z późn. zm.).
    • Instrukcja Archiwum Uczelnianego Akademii Medycznej w Białymstoku stanowiąca załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 2/07 Rektora Akademii Medycznej w Białymstoku z dnia 5.01.2007r.

    Archiwum Uczelniane zajmuje się gromadzeniem, ewidencjonowaniem, opracowywaniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem materiałów archiwalnych, które powstały w wyniku działalności Uczelni. Archiwum przeprowadza postępowanie dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej, będącej w posiadaniu Uczelni.

     

    W skład zasobu archiwalnego Uczelni wchodzą:

    • Akta związane zarządzaniem, organizacją i funkcjonowaniem Uczelni.
    • Akta dotyczące kształcenia studentów, organizacji i toku studiów.
    • Akta dotyczące kształcenia i rozwoju kadry naukowej

    Udostępnianie materiałów archiwalnych przechowywanych w Archiwum

    Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej (Rektora - przyp.), w której istnieje archiwum zakładowe (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozdz.3,art. 35, pkt.3 Dz.U. Nr 97 poz. 673 z 2006r. z późn. zm.)

    Instrukcja Archiwum Uczelnianego stanowiąca załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 2/07 Rektora Akademii Medycznej w Białymstoku z dnia 5.01.2007r.

    IX. Udostępnianie dokumentacji w archiwum

    § 9

    1. Archiwum uczelniane udostępnia dokumentację kat. A i B do celów służbowych i naukowo-badawczych.
    2. Wgląd do akt odbywa się tylko w lokalu archiwum w obecności archiwisty.
    3. Poszukiwania akt w magazynie archiwum przeprowadza wyłącznie pracownik archiwum.
    4. W miejsce wyjętych z półki akt wkłada się kartonową zakładkę.
    5. Udostępnienie lub wypożyczenie akt odbywa się na podstawie wypełnionej karty udostępnienia z jednoczesnym wpisem do "Rejestru wypożyczeń lub wglądu".
    6. W przypadku korzystania z akt przez pracownika jednostki, która je zdała, udostępnienie może odbywać się na podstawie wpisu do rejestru.
    7. Korzystający z akt ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wypożyczone akta.
    8. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzenia akt, archiwista sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający akta, jego bezpośredni przełożony i prowadzący archiwum, protokół sporządza się w trzech egzemplarzach. Jeden wkłada się na miejsce akt zagubionych lub uszkodzonych, drugi do specjalnej teczki a trzeci otrzymuje przełożony prowadzącego archiwum.
    9. Materiały archiwalne, których okres przechowywania jest krótszy niż 30 lat od ich wytworzenia, mogą być udostępniane jednostkom organizacyjnym lub osobom fizycznym na potrzeby nauki i kultury jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli na podstawie zezwolenia Rektora Uczelni.

    Otrzymanie zezwolenia następuje na wniosek pisemny, złożony Rektorowi. We wniosku należy podać:

    • tytuł materiału archiwalnego, bądź temat, którego on dotyczy,
    • cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego,
    • nazwę jednostki organizacyjnej lub dane dotyczące osoby ubiegającej się o udostępnienie materiałów archiwalnych.

    Przekazywanie akt - opis teczki aktowej

    Instrukcja Kancelaryjna Akademii Medycznej w Białymstoku stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 2/07 Rektora Akademii Medycznej w Białymstoku z dnia 5.01.2007r. 

    XII. Przekazywanie akt kategorii A i B do archiwum uczelnianego

    § 16

    1. Jednostki organizacyjne przechowują akta u siebie przez dwa lata, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy, z wyjątkiem akt dotyczących nadania tytułów naukowych, które powinny być przekazane - z chwilą całkowitego zakończenia postępowania - przy końcu bieżącego roku kalendarzowego. Sprawę uważa się za ostatecznie załatwioną, jeśli wykonano wszelkie czynności z niej wynikające, a akta sprawy nie są już potrzebne w pracy biurowej.
    2. Po upływie dwóch lat akta przekazuje się do archiwum uczelnianego.
    3. Akta przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego w czterech egzemplarzach dla kat. Akt. "A", w trzech egzemplarzach (oddzielnie) dla akt kategorii "B". Dwa lub trzy egzemplarze zatrzymuje archiwum, ostatni zaś jednostka zdająca akta. Spisy podpisują: kierownik jednostki zdającej oraz prowadzący archiwum. Spis sporządza się w kolejności obowiązującego wykazu akt.
      Przez uporządkowanie rozumie się:
      • wyłączenie akt kategorii "Bc",
      • należyte ułożenie akt w obrębie każdej teczki w kolejności spisu spraw danej teczki, a w obrębie sprawy chronologiczne; pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu akt sprawy,
      • opis zewnętrznej strony teczki podany w § 15 pkt. 4 niniejszej Instrukcji,
      • ułożenie teczek w porządku symboli wykazu akt, oddzielnie teczki z aktami kategorii A i B,
      • akta kategorii A i B50 powinny być zszyte, poszczególne kartki ponumerowane, a na wewnętrznej stronie tylnej obwoluty oznaczona liczba kart w niej zawartych. Ponadto, należy usunąć części metalowe.
    4. Akta należy przekazywać do archiwum w stanie uporządkowanym.
    5. Do akt przekazywanych do archiwum dołącza się ewentualne rejestry, kartoteki, skorowidze itp.

    XIII. Przekazywanie akt kategorii "Bc" na makulaturę

    § 17

    Akta zaliczane do kategorii "Bc" można przekazać na makulaturę dopiero wtedy, gdy nie posiadają już żadnego znaczenia praktycznego. Przekazanie na makulaturę następuje po przejrzeniu tych akt przez wytwarzającego.

    Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych i składnic akt w resorcie zdrowia i opieki społecznej, stanowiąca załącznik do zarządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 16 lutego 1998 roku, załącznik nr V, pkt. 5, Dziennik Urzędowy MZiOS Nr 2 z dnia 16 marca 1998 roku).

    Kierownik Archiwum zakładowego może odmówić przyjęcia akt do archiwum zakładowego w przypadkach:

    • ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym,
    • stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi,
    • stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.

    O powodach nie przyjęcia akt kierownik archiwum zakładowego zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego (Rektora - przyp.)

    Druki