Akademia Medyczna w Białymstoku powstała z dniem 1 stycznia 1950 roku na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 lutego w sprawie założenia Akademii Lekarskiej w Białymstoku (Dz. U. Nr 6 poz. 57 z 1950 roku).
Z dniem 22 marca 2008 roku weszła ustawa zmieniająca nazwę naszej Almae Matris na Uniwersytet Medyczny w Białymstoku (Dz. U. Nr 39 poz.224 z dnia 7 marca 2008 r.) Archiwum w strukturze organizacyjnej Uczelni funkcjonuje od 1953 roku.
Archiwum Uczelniane zajmuje się gromadzeniem, ewidencjonowaniem, opracowywaniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem materiałów archiwalnych, które powstały w wyniku działalności Uczelni. Archiwum przeprowadza postępowanie dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej, będącej w posiadaniu Uczelni. W skład zasobu archiwalnego Uczelni wchodzą: - Akta związane zarządzaniem, organizacją i funkcjonowaniem Uczelni.
- Akta dotyczące kształcenia studentów, organizacji i toku studiów.
- Akta dotyczące kształcenia i rozwoju kadry naukowej
|
Korzystanie z zasobu archiwalnego archiwum zakładowego reguluje: Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozdz. 3 art. 16 Dz. U. z 2019 r. poz.553, następnie Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego UMB stanowiąca załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r. § 30. - Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie „karty udostępnienia dokumentacji”, sporządzanej przez zainteresowanego, zawierającej co najmniej:
- datę;
- dane pracownika któremu dokumentacja ma być udostępniona;
- wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem udostępnienia, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
- informacji o nazwie jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
- symbolu klasyfikacyjnego lub/i hasła klasyfikacyjnego,
- dat skrajnych dokumentacji;
- informację o sposobie udostępnienia;
- imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
- w przypadku osób spoza Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku:
- cel udostępnienia,
- uzasadnienie.
- W przypadku korzystania z akt przez pracownika jednostki, która je zdała, udostępnienie może odbywać się na podstawie wpisu do rejestru z poświadczeniem odbioru akt, a następnie z poświadczonym zwrotem akt.
- Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Uczelni, a dotyczącej innej jednostki organizacyjnej Uczelni, wymagana jest zgoda kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Rektor.
- Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku wymagane jest zezwolenie Rektora lub osoby przez niego upoważnionej.
§ 31. - Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej mu dokumentacji.
- Niedopuszczalne jest:
- wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
- przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
- nanoszenie na dokumentację na nośniku papierowym adnotacji i uwag.
Przekazywania akt do archiwum zakładowego Instrukcja kancelaryjna UMB stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r. § 45 - W przypadku dokumentacji dla której czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w systemie tradycyjnym, teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji, z wyjątkiem ust. 2 Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy można ją pozostawić w jednostce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego,
- Akta dotyczące nadania tytułów naukowych powinny być przekazane z chwilą całkowitego zakończenia postępowania, przy końcu bieżącego roku kalendarzowego
- Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego, co najmniej następujące elementy:
- dla całego spisu:
- pełną nazwę jednostki i jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
- imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
- imię, nazwisko i podpis kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
- imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,
- datę przekazania spisu;
- dla każdej pozycji spisu:
- liczbę porządkową,
- część znaku sprawy, to jest oznaczenie jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku wydzielania określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
- tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,
- rok założenia teczki aktowej,
- rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej,
- liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,
- oznaczenie kategorii archiwalnej.
- Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
- Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 3, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb UMB lub zaleceń dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego, lub jeśli dane wymienione w ust. 3 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
- Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
- Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
- Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:
- w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo
- na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
- Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej:
- w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;
- w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.
- Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 8, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego UMB stanowiąca załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r. § 15. - Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
- dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;
- spisy zdawczo – odbiorcze zawierają braki lub błędy;
- dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo – odbiorczym.
- O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację przygotowała oraz Rektora.
|
