• Ostatnia zmiana 10.02.2020 przez Administrator UMB

    Archiwum

     

    Adres

    ul. Akademicka 3
    15-267 Białystok
    (Dom Studenta nr 1 niski parter, wejście od strony parkingu)
    tel./fax (85) 748 54 45; (85) 748 58 12
    e-mail: archiwum@umb.edu.pl

    Kierujący Archiwum

    mgr Paweł J. Radziejewski

    Pracownik Archiwum

    mgr Marek Bołtruczyk

    Byli pracownicy Archiwum

    • Bronisława Wołkow 1953-1976
    • Alicja Gajewska 1976-1980
    • Małgorzata Wojsiat 1980-1981
    • Krystyna Dojlido 1981-2006

    Akademia Medyczna w Białymstoku powstała z dniem 1 stycznia 1950 roku na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 lutego w sprawie założenia Akademii Lekarskiej w Białymstoku (Dz. U. Nr 6 poz. 57 z 1950 roku).
    Z dniem 22 marca 2008 roku weszła ustawa zmieniająca nazwę naszej Almae Matris na Uniwersytet Medyczny w Białymstoku (Dz. U. Nr 39 poz.224 z dnia 7 marca 2008 r.)

    Archiwum w strukturze organizacyjnej Uczelni funkcjonuje od 1953 roku.
     

    Archiwum Uczelniane zajmuje się gromadzeniem, ewidencjonowaniem, opracowywaniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem materiałów archiwalnych, które powstały w wyniku działalności Uczelni. Archiwum przeprowadza postępowanie dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej, będącej w posiadaniu Uczelni.

     

    W skład zasobu archiwalnego Uczelni wchodzą:

    • Akta związane zarządzaniem, organizacją i funkcjonowaniem Uczelni.
    • Akta dotyczące kształcenia studentów, organizacji i toku studiów.
    • Akta dotyczące kształcenia i rozwoju kadry naukowej

    Korzystanie  z zasobu archiwalnego archiwum zakładowego reguluje:

    Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozdz. 3 art. 16 Dz. U. z 2019 r. poz.553, następnie

    Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego UMB stanowiąca załącznik  nr 3 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r.

    § 30.

    1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie „karty udostępnienia dokumentacji”, sporządzanej przez zainteresowanego, zawierającej co najmniej:
    1. datę;
    2. dane pracownika któremu dokumentacja ma być udostępniona;
    3. wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem udostępnienia, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
    1. informacji o nazwie jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
    2. symbolu klasyfikacyjnego lub/i hasła klasyfikacyjnego,
    3. dat skrajnych dokumentacji;
    1. informację o sposobie udostępnienia;
    2. imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
    3. w przypadku osób spoza Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku:
    1. cel udostępnienia,
    2. uzasadnienie.
    1. W przypadku korzystania z akt przez pracownika jednostki, która je zdała, udostępnienie może odbywać się na podstawie wpisu do rejestru z poświadczeniem odbioru akt, a następnie z poświadczonym zwrotem akt.
    2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Uczelni, a dotyczącej innej jednostki organizacyjnej Uczelni, wymagana jest zgoda kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Rektor.
    3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku wymagane jest zezwolenie Rektora lub osoby przez niego upoważnionej.

     

    § 31.

    1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej mu dokumentacji.
    2. Niedopuszczalne jest:
    1. wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
    2. przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
    3. nanoszenie na dokumentację na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

     

    Przekazywania akt do archiwum zakładowego

    Instrukcja kancelaryjna UMB stanowiąca załącznik  nr 1 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r.

    § 45

    1. W przypadku dokumentacji dla której czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w systemie tradycyjnym, teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji, z wyjątkiem ust. 2  Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy można ją pozostawić w jednostce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego,
    2. Akta dotyczące nadania tytułów naukowych powinny być przekazane z chwilą całkowitego zakończenia postępowania, przy końcu bieżącego roku kalendarzowego
    3. Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego, co najmniej następujące elementy:
      1. dla całego spisu:
    1. pełną nazwę jednostki i jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
    2. imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
    3. imię, nazwisko i podpis kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
    4. imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,
    5. datę przekazania spisu;
      1. dla każdej pozycji spisu:
    1. liczbę porządkową,
    2. część znaku sprawy, to jest oznaczenie jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku wydzielania określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
    3. tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,
    4. rok założenia teczki aktowej,
    5. rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej,
    6. liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,
    7. oznaczenie kategorii archiwalnej.
    1. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
    2. Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 3, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb UMB lub zaleceń dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego, lub jeśli dane wymienione w ust. 3 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
    3. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
    4. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
    5. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:
    1. w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo
    2. na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
    1. Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej:
    1. w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;
    2. w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.
    1. Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 8, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

     

    Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego UMB stanowiąca załącznik  nr 3 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r.

    § 15.

      1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
    1. dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;
    2. spisy zdawczo – odbiorcze zawierają braki lub błędy;
    3. dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo – odbiorczym.
      1. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację przygotowała oraz Rektora.

    Normatywy kancelaryjne UMB (obowiązujące od dnia 1 stycznia 2020 roku):

    Instrukcja Kancelaryjna UMB

    Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt UMB

    Formularze:

    1. Spis spraw dla czynności kancelaryjnych oraz ich dokumentowania w postaci nieelektronicznej
    2. Opis teczki aktowej
    3. Spis zdawczo-odbiorczy akt
    4. Karta udostępnienia akt
    5. Spis dokumentacji ze składu chronologicznego przekazanego do Archiwum UMB
    6. Spis informatyczny nośników danych przekazanych do Archiwum UMB
    7. Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu