• Ostatnia zmiana 23.12.2019 przez Administrator UMB

    Archiwum

     

    Adres

    ul. Akademicka 3
    15-267 Białystok
    (Dom Studenta nr 1 niski parter, wejście od strony parkingu)
    tel./fax (85) 748 54 45; (85) 748 58 12
    e-mail: archiwum@umb.edu.pl

    Kierujący Archiwum

    mgr Paweł J. Radziejewski

    Pracownik Archiwum

    mgr Marek Bołtruczyk

    Byli pracownicy Archiwum

    • Bronisława Wołkow 1953-1976
    • Alicja Gajewska 1976-1980
    • Małgorzata Wojsiat 1980-1981
    • Krystyna Dojlido 1981-2006

    Akademia Medyczna w Białymstoku powstała z dniem 1 stycznia 1950 roku na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 lutego w sprawie założenia Akademii Lekarskiej w Białymstoku (Dz. U. Nr 6 poz. 57 z 1950 roku).
    Z dniem 22 marca 2008 roku weszła ustawa zmieniająca nazwę naszej Almae Matris na Uniwersytet Medyczny w Białymstoku (Dz. U. Nr 39 poz.224 z dnia 7 marca 2008 r.)

    Archiwum w strukturze organizacyjnej Uczelni funkcjonuje od 1953 roku.
     

    Archiwum Uczelniane zajmuje się gromadzeniem, ewidencjonowaniem, opracowywaniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem materiałów archiwalnych, które powstały w wyniku działalności Uczelni. Archiwum przeprowadza postępowanie dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej, będącej w posiadaniu Uczelni.

     

    W skład zasobu archiwalnego Uczelni wchodzą:

    • Akta związane zarządzaniem, organizacją i funkcjonowaniem Uczelni.
    • Akta dotyczące kształcenia studentów, organizacji i toku studiów.
    • Akta dotyczące kształcenia i rozwoju kadry naukowej

    Korzystanie  z zasobu archiwalnego archiwum zakładowego reguluje:

    Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozdz. 3 art. 16 Dz. U. z 2019 r. poz.553, następnie

    Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego UMB stanowiąca załącznik  nr 3 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r.

    § 30.

    1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie „karty udostępnienia dokumentacji”, sporządzanej przez zainteresowanego, zawierającej co najmniej:
    1. datę;
    2. dane pracownika któremu dokumentacja ma być udostępniona;
    3. wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem udostępnienia, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
    1. informacji o nazwie jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
    2. symbolu klasyfikacyjnego lub/i hasła klasyfikacyjnego,
    3. dat skrajnych dokumentacji;
    1. informację o sposobie udostępnienia;
    2. imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
    3. w przypadku osób spoza Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku:
    1. cel udostępnienia,
    2. uzasadnienie.
    1. W przypadku korzystania z akt przez pracownika jednostki, która je zdała, udostępnienie może odbywać się na podstawie wpisu do rejestru z poświadczeniem odbioru akt, a następnie z poświadczonym zwrotem akt.
    2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Uczelni, a dotyczącej innej jednostki organizacyjnej Uczelni, wymagana jest zgoda kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Rektor.
    3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku wymagane jest zezwolenie Rektora lub osoby przez niego upoważnionej.

     

    § 31.

    1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej mu dokumentacji.
    2. Niedopuszczalne jest:
    1. wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
    2. przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
    3. nanoszenie na dokumentację na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

     

    Przekazywania akt do archiwum zakładowego

    Instrukcja kancelaryjna UMB stanowiąca załącznik  nr 1 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r.

    § 45

    1. W przypadku dokumentacji dla której czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w systemie tradycyjnym, teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji, z wyjątkiem ust. 2  Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy można ją pozostawić w jednostce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego,
    2. Akta dotyczące nadania tytułów naukowych powinny być przekazane z chwilą całkowitego zakończenia postępowania, przy końcu bieżącego roku kalendarzowego
    3. Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego, co najmniej następujące elementy:
      1. dla całego spisu:
    1. pełną nazwę jednostki i jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
    2. imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
    3. imię, nazwisko i podpis kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
    4. imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,
    5. datę przekazania spisu;
      1. dla każdej pozycji spisu:
    1. liczbę porządkową,
    2. część znaku sprawy, to jest oznaczenie jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku wydzielania określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
    3. tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,
    4. rok założenia teczki aktowej,
    5. rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej,
    6. liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,
    7. oznaczenie kategorii archiwalnej.
    1. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
    2. Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 3, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb UMB lub zaleceń dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego, lub jeśli dane wymienione w ust. 3 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
    3. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
    4. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
    5. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:
    1. w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo
    2. na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
    1. Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej:
    1. w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;
    2. w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.
    1. Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 8, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

     

    Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego UMB stanowiąca załącznik  nr 3 do Zarządzenia nr 97/2019 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z dnia 18.12.2019 r.

    § 15.

      1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
    1. dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;
    2. spisy zdawczo – odbiorcze zawierają braki lub błędy;
    3. dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo – odbiorczym.
      1. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację przygotowała oraz Rektora.

    Normatywy kancelaryjne UMB (obowiązujące od dnia 1 stycznia 2020 roku):

    Instrukcja Kancelaryjna UMB

    Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt UMB

    Formularze:

    1. Spis spraw dla czynności kancelaryjnych oraz ich dokumentowania w postaci nieelektronicznej
    2. Opis teczki aktowej
    3. Spis zdawczo-odbiorczy akt
    4. Karta udostępnienia akt
    5. Spis dokumentacji ze składu chronologicznego przekazanego do Archiwum UMB
    6. Spis informatyczny nośników danych przekazanych do Archiwum UMB